對于剛剛接觸知識產權實施的企業或行業從業人員來說,可能對知識產權實施的過程和時間表了解不多,也可能了解不多。其實,企業知識產權的實施就是建立一套完整的知識產權管理流程,涉及研發、采購、生產、銷售、宣傳、合作等各個環節,根據規范要求和企業實際情況,加強對進出口貿易等方面企業內部生產經營活動的收購、維護,經營管理水平的保護等相關活動要充分發揮知識產權管理在企業發展中的重要作用。

企業知識產權標準的實施,要嚴格按照“戰略定位”、“領導重視”、“全員參與”三項原則進行。從整個實施過程來看,大致可分為以下八個階段:

1、啟動

在創業階段,即企業正式開始實施標準。一般由企業管理者組織管理層召開啟動會,正式啟動實施。在標準實施的啟動階段,企業可以成立標準實施小組,配備標準實施人員,制定更詳細的標準實施工作時間安排表;確定后續標準實施工作的時限。此外,在這一階段,企業還可以明確是委托外部指導機構協助標準的實施,還是獨立全面實施標準。

這個階段的建議時間是5-10個工作日。

2、 調查與診斷

調查診斷是指由標準實施小組組織對企業知識產權管理現狀的調查和收集,包括對企業組織結構、職能分配、知識產權管理現狀的調查和收集,現有知識產權信息、現有知識產權相關制度和過程管理等信息;以及對企業各部門領導和員工的調研,了解各部門領導和員工對知識產權管理的理解和對知識產權管理的建議。首先,根據調查結果,出具相應的診斷報告,總結企業知識產權管理的現狀,指出知識產權管理過程中存在的問題和不足。同時,對企業建立知識產權管理體系提出了初步建議。

該階段的建議時間為10-15個工作日。在3-5個工作日內,實施小組編制調查問卷,協調安排各部門的調查時間,然后組織調查問卷和調查工作,建議在3-5個工作日內收集整理所有調查問卷結果并寫出診斷報告。

3、 建立一個系統

建立一個體系,即制定企業知識產權政策、目標和知識產權管理的總體功能框架,需要***管理層和企業領導層討論決定。知識產權政策是引導企業前進的方向。制定政策時,應當結合公司實際情況,制定符合公司發展方向的知識產權政策。知識產權目標是指企業在一定時期內通過知識產權工作所要取得的成果。在制定知識產權目標時,一般可分為年度目標、3-5年短期目標和長期目標。職能結構是明確各部門在知識產權管理過程中的職責。此外,在確定職能結構的過程中,可以考慮是否單獨設立知識產權管理部門,配備部門經理。

此階段的建議時間為5-10個工作日。其中,企業管理者和企業領導層應參與企業知識產權政策、目標和知識產權管理總體職能結構的討論和決策;確有困難的,實施小組可提出初步方案,然后領導會討論決定的。

4、 文件

文件編制是指根據企業的實際生產活動,按照本規范的要求,編制知識產權管理所需的文件。管理文件一般包括三大類:知識產權管理手冊、知識產權管理制度、程序和知識產權管理表格?!吨R產權管理手冊》是全體員工閱讀和了解企業知識產權管理體系和企業相關知識產權管理體系內容的文件。對于一些管理體系,可以通過編制單獨的體系文件來補充和完善本手冊?!吨R產權管理程序》是對知識產權的取得、維護、運行和保護等過程的控制,明確誰來做、做什么、何時做、如何做等相關過程中的具體事項。知識產權管理表格是企業在知識產權活動中需要使用的記錄知識產權活動的表格文件。

這個階段的建議時間是1-2個月。前期可編制初步文件或參考標準模板,然后根據企業自身組織結構和實際情況進行相應的修改和調整;調整過程中,與相應部門進行溝通,確保形成的文件符合各部門的實際情況。知識產權管理手冊的編寫一般應與本規范的內容相一致。如果企業不涉及活動,可以適當說明刪除。一些具體的管理體系可以通過編制單獨的體系文件來補充,這些文件可以在手冊中引用。知識產權管理程序應按本規范的要求至少包括10項基本程序文件,即按本規范規定的“文件化程序”編制相應的程序文件。

5、 發布和宣傳

發布和宣傳實施,即相關管理體系文件終制定后,由企業管理者組織召開宣傳實施會議,正式發布企業實施活動,發布企業知識產權政策和目標,任命知識產權管理者代表,發布一整套知識產權管理文件。知識產權職能部門負責將知識產權管理文件分發到企業各部門,知識產權職能部門負責指導或培訓其他部門貫徹執行標準,使各部門及相關人員正確理解和執行管理文件的規定。

此階段的建議時間為3-5個工作日。組織好宣貫會議后,可發布體系文件;體系文件可采用裝訂好的紙質文件或電子文件發布,電子文件推薦使用PDF文件。紙質文件體系文件發放時,應有發放編號和發放記錄。

6、 實施與運行

實施運行,即文件發布和公示后,企業正式開始實施知識產權整體管理制度。各部門應嚴格按照制度要求開展相關知識產權活動,填寫并保存相應的記錄表,形成知識產權活動記錄。在實施和運行過程中,各部門可以收集運行過程中遇到的問題和對系統的建議,不斷完善和完善系統進行跟蹤,更加符合企業自身的實際情況。

這個階段建議用3-6個月。一般要求不少于三個月。只有在足夠的時間內實施和運行,各部門才能充分接觸到各種知識產權活動。

7、 內部審查

內部審核,即知識產權管理體系實施并運行一段時間后,通常不少于三個月,企業應自行組織對企業內部各部門運行情況的審核。通過內部審核,找出實際操作過程中的不符合項,及時糾正不符合項或提出改進建議,使知識產權管理體系不斷完善,更加符合企業的實際生產活動。

該階段的建議時間為15-20個工作日。內部審核應成立審核小組,制定審核計劃,召開內部審核會議,組織各部門的審核活動,終形成內部審核報告。針對不符合項,還應制定糾正計劃或改進建議,并監督計劃的實施。

8、 管理評審

管理評審是指企業管理者對企業知識產權管理體系的有效性、適宜性和充分性以及方針的實施和目標的完成情況所組織的管理評審。在管理評審過程中,可針對知識產權管理體系的整體情況提出修改建議。

此階段的建議時間為3-5個工作日。管理評審由企業管理者組織,制定評審計劃,召開內部評審會議,形成管理評審報告。

上述八個階段的實施程序大約需要6-12個月,每一階段的工程程序完成后,企業基本完成了一個標準的p-d-c-a周期,基本形成了一套涉及企業研發、采購、生產、銷售、宣傳的知識產權管理體系,合作、進出口貿易等業務活動。各部門已基本了解本部門的知識產權工作內容,在后續工作中,只需按照體系要求開展知識產權活動,不斷修改完善體系,從而逐步提高和規范企業的知識產權管理能力,使企業在知識產權的獲取、維護、運營和保護方面的管理更加快捷。

后,企業在完成上述工作后,可以準備相關材料,向知識產權認證公司申請標準的實施。